Privacybeleid UltraKeys

UltraKeys hecht waarde aan de privacy en beveiliging van klanten en websitebezoekers. Wij verwerken persoonsgegevens om bestellingen uit te voeren, digitale producten te leveren, betalingen te verwerken en klanten te ondersteunen.

Bij bepaalde producten, zoals digitale top-ups, kunnen tijdelijk accountgegevens nodig zijn om de bestelde dienst uit te voeren. Deze gegevens worden uitsluitend voor de noodzakelijke activatie gebruikt en vallen onder een afzonderlijk verwijderingsproces.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten je hebt.

UltraKeys exploiteert een digitaal platform waarop digitale producten en diensten worden aangeboden en geleverd in samenwerking met aangesloten sellers en leveranciers.

Contactgegevens

• Handelsnaam: UltraKeys
• Vestigingsadres: Noorderstraat 49, 9524 PC Buinerveen, Drenthe, Nederland
• KvK-nummer: 92683479
• E-mailadres: info@ultrakeys.nl
• WhatsApp-support: via de WhatsApp-knop rechtsonder op ultrakeys.nl
• Website: https://ultrakeys.nl

UltraKeys bepaalt voor de eigen dienstverlening welke persoonsgegevens nodig zijn en voor welke doeleinden deze worden verwerkt. Afhankelijk van de werkzaamheden kunnen externe dienstverleners of sellers gegevens verwerken namens UltraKeys of voor eigen, afzonderlijke doeleinden. Hun rol wordt bepaald door de feitelijke verwerking en de toepasselijke wetgeving.

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van je bestelling, het product en het contact dat je met ons hebt.

3.1Algemene klantgegevens

Wij kunnen de volgende gegevens verwerken:

• Naam of gebruikersnaam, indien verstrekt.
• E-mailadres voor levering en communicatie.
• Telefoonnummer wanneer dit nodig is voor support of communicatie.
• Bestelnummer en bestelde producten.
• Besteldatum, bestelstatus en leveringsstatus.
• Betaalstatus, factuurgegevens en informatie over terugbetalingen.
• Berichten die je aan onze klantenservice stuurt.

Wij bewaren algemene klant- en bestelgegevens niet automatisch slechts 24 uur. Deze gegevens kunnen noodzakelijk blijven voor levering, klantenservice, garantieafhandeling, administratie en wettelijke verplichtingen.

3.2Accountgegevens voor top-ups en activaties

Voor bepaalde producten, waaronder top-ups, kan het noodzakelijk zijn dat je gegevens van een bestaand account verstrekt.

Afhankelijk van het product kunnen dit bijvoorbeeld zijn:

• Een gebruikersnaam.
• Een account-ID of speler-ID.
• Een identificatiecode die nodig is voor de opwaardering.
• Andere beperkte accountinformatie die noodzakelijk is voor de uitvoering.

Wij vragen uitsluitend om gegevens die nodig zijn voor de betreffende bestelling. Deel geen wachtwoorden, herstelcodes of andere gevoelige gegevens wanneer die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering.

3.3Support- en garantiegegevens

Wanneer je contact opneemt met UltraKeys, kunnen wij je bericht, het bestelnummer, foutmeldingen, screenshots en relevante informatie over het probleem verwerken.

Deze gegevens worden gebruikt om je vraag te beantwoorden, een bestelling te controleren of een garantieaanvraag te beoordelen.

3.4Technische gegevens

Bij het bezoeken van onze website kunnen, afhankelijk van de gebruikte systemen en instellingen, technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres.
• Browsertype en apparaatgegevens.
• Bezochte pagina's en interacties met de website.
• Technische foutmeldingen en beveiligingslogs.
• Cookie- en vergelijkbare identificatiegegevens.

De verwerking van deze gegevens hangt af van de gebruikte functionaliteiten en de toepasselijke cookie- en privacyregels.

UltraKeys verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Het verwerken, bevestigen en uitvoeren van bestellingen.
2. Het versturen van digitale producten en leveringsinformatie.
3. Het verwerken en controleren van betalingen.
4. Het uitvoeren van top-ups en andere activaties.
5. Het beantwoorden van vragen en behandelen van klachten.
6. Het onderzoeken van garantieaanvragen en leveringsproblemen.
7. Het beveiligen van het platform en voorkomen van fraude en misbruik.
8. Het bijhouden van de noodzakelijke bedrijfs- en financiële administratie.
9. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
10. Het verbeteren van de werking en betrouwbaarheid van onze website en dienstverlening.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld om een bestelling te leveren of een top-up uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor bepaalde financiële en fiscale administratie.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, het onderzoeken van misbruik of het behandelen van geschillen, na een passende belangenafweging.
• Toestemming: bijvoorbeeld wanneer toestemming wettelijk vereist is voor bepaalde cookies of marketingactiviteiten.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6.1Gebruik voor activatie

Voor bepaalde producten zijn accountgegevens noodzakelijk om een top-up, opwaardering of andere digitale activatie uit te voeren.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de betreffende bestelling. Ze worden niet gebruikt voor andere doeleinden die niet met deze uitvoering verenigbaar zijn.

6.2Toegang door geselecteerde sellers

Voor de uitvoering kan UltraKeys noodzakelijke accountgegevens beschikbaar stellen aan een geselecteerde seller.

Toegang wordt beperkt tot sellers die voldoen aan de toepasselijke interne beveiligings- en kwaliteitseisen van Ultra-SAFE™.

Deze sellers mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de toegewezen bestelling. Het is niet toegestaan om de gegevens voor eigen doeleinden te gebruiken, onbevoegd te delen of langer te bewaren dan toegestaan.

UltraKeys beperkt de toegang tot wat noodzakelijk is voor de uitvoering en hanteert interne regels voor de omgang met deze gegevens.

6.3Automatische verwijdering binnen 24 uur

UltraKeys gebruikt een automatisch verwijderingssysteem voor tijdelijke accountgegevens die voor top-ups en activaties zijn verzameld.

Deze gegevens worden uit de daarvoor ingerichte systemen verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor de uitvoering en uiterlijk binnen 24 uur nadat UltraKeys de levering heeft bevestigd, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of aantoonbaar noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd doel.

De automatische verwijdering is gericht op de tijdelijke accountgegevens die voor de activatie zijn verzameld.

UltraKeys streeft ernaar deze verwijdering volledig uit te voeren. Het is echter mogelijk dat beperkte kopieën of technische restgegevens tijdelijk achterblijven in bijvoorbeeld back-ups, systeemlogs of systemen van externe dienstverleners. Waar dit voorkomt, worden passende beveiligingsmaatregelen toegepast en worden deze gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Daarom geven wij geen absolute garantie dat ieder technisch spoor in elk systeem onmiddellijk binnen 24 uur verdwenen is.

6.4Verwijdering bij sellers

Sellers die toegang krijgen tot tijdelijke accountgegevens moeten zich houden aan de toepasselijke regels voor gebruik, beveiliging en verwijdering.

UltraKeys beperkt de toegang tot geselecteerde sellers en kan passende maatregelen nemen wanneer een seller de gemaakte afspraken niet naleeft.

De daadwerkelijke verwijdering bij sellers en hun systemen moet worden ondersteund door passende technische maatregelen en contractuele afspraken.

6.5Algemene gegevens blijven afzonderlijk bewaard

De verwijdering van tijdelijke accountgegevens betekent niet dat alle gegevens van een bestelling worden verwijderd.

Algemene klantgegevens, zoals het e-mailadres, telefoonnummer, bestelnummer, de betaalstatus en noodzakelijke supportinformatie, kunnen afzonderlijk worden bewaard zolang dat nodig is voor de dienstverlening, administratie, garantieafhandeling of wettelijke verplichtingen.

UltraKeys verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Wij kunnen gegevens delen wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld met:

• Geselecteerde sellers die een bestelling uitvoeren.
• Betaalproviders die betalingen verwerken.
• Hosting- en infrastructuurleveranciers.
• Database- en technische dienstverleners.
• E-mail- en communicatiediensten.
• Dienstverleners die helpen bij beveiliging en fraudepreventie.
• Overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij delen niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het betreffende doel.

Waar externe partijen persoonsgegevens namens UltraKeys verwerken, maken wij waar wettelijk vereist afspraken over onder meer vertrouwelijkheid, beveiliging en het gebruik van gegevens.

Sommige partijen kunnen gegevens voor eigen doeleinden verwerken, bijvoorbeeld om aan hun eigen wettelijke verplichtingen te voldoen. In dat geval gelden ook hun eigen privacyverklaringen.

UltraKeys kan verschillende systemen gebruiken voor de webshop, bestellingen, betalingen, databases en e-mailverzending.

Tot de systemen die binnen de bedrijfsvoering worden gebruikt of kunnen worden gebruikt, behoren onder meer WooCommerce, Mollie, Supabase en Resend.

Welke gegevens deze partijen verwerken, hangt af van hun functie en de daadwerkelijke technische inrichting van UltraKeys.

Niet iedere dienstverlener ontvangt alle persoonsgegevens. De toegang wordt beperkt tot wat nodig is voor de betreffende functie.

De actuele gegevensstromen, verwerkersovereenkomsten en instellingen worden door UltraKeys gecontroleerd.

Sommige dienstverleners of samenwerkingspartners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgt UltraKeys ervoor dat hiervoor een geldige juridische grondslag bestaat en dat de vereiste waarborgen worden toegepast.

Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen omvatten.

Waar nodig verstrekken wij aanvullende informatie over de toepasselijke waarborgen en hoe je daarvan een kopie kunt verkrijgen.

De daadwerkelijke locaties van gegevensopslag en verwerking worden gecontroleerd aan de hand van de gebruikte dienstverleners en hun instellingen.

UltraKeys bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

10.1Tijdelijke accountgegevens

Accountgegevens die uitsluitend nodig zijn voor top-ups of activaties worden verwijderd volgens de automatische verwijderingsprocedure in artikel 6.

10.2Bestel- en administratiegegevens

Bestelgegevens, facturen en financiële administratie kunnen gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen worden bewaard. Voor veel Nederlandse bedrijfsadministratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar, afhankelijk van het type gegevens en de toepasselijke regels.

10.3E-mailadressen en telefoonnummers

E-mailadressen worden bewaard zolang ze nodig zijn voor levering, communicatie, support, garantieafhandeling of andere geldige doeleinden.

Telefoonnummers worden bewaard zolang ze noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening, communicatie of administratie.

10.4Support- en garantiegegevens

Supportberichten en garantiegegevens worden bewaard zolang dat nodig is om de melding af te handelen en eventuele vervolgvragen, geschillen of wettelijke verplichtingen te behandelen.

10.5Technische logs en beveiligingsgegevens

Technische logs worden bewaard gedurende een passende termijn die aansluit op beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of waar passend geanonimiseerd.

UltraKeys kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website goed te laten functioneren, voorkeuren te onthouden, beveiliging te ondersteunen en het gebruik van de website te analyseren.

Voor strikt noodzakelijke cookies is niet altijd toestemming vereist. Voor bepaalde analytische, advertentie- of trackingcookies kan toestemming nodig zijn.

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, worden deze cookies pas geplaatst nadat je toestemming hebt gegeven.

Via de cookie-instellingen van de website kun je je voorkeuren beheren en, waar van toepassing, toestemming intrekken.

De daadwerkelijke cookies, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen worden vermeld in de cookie-informatie van de website.

UltraKeys kan je berichten sturen die noodzakelijk zijn voor je bestelling, betaling, levering, account of garantieaanvraag.

Deze operationele berichten zijn niet hetzelfde als commerciële marketing.

Wanneer UltraKeys commerciële e-mails verstuurt, gebeurt dit op basis van toestemming of een andere toepasselijke wettelijke grondslag.

Als je marketingmails ontvangt, kun je je afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door contact op te nemen via info@ultrakeys.nl.

Afmelden voor marketing heeft geen invloed op noodzakelijke berichten over bestaande bestellingen of wettelijke verplichtingen.

UltraKeys neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging.

Maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• Beperkte toegangsrechten.
• Beveiligde verbindingen.
• Toegangsbeheer voor medewerkers en sellers.
• Beperking van gegevens tot wat voor een taak noodzakelijk is.
• Automatische verwijdering van tijdelijke accountgegevens.
• Controle van gebruikersrechten en technische systemen.

Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen. Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, beoordeelt UltraKeys welke maatregelen nodig zijn en of melding aan betrokkenen of de toezichthouder wettelijk vereist is.

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: in bepaalde situaties vragen je gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking: in bepaalde situaties vragen de verwerking te beperken.
• Recht op bezwaar: bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht op overdraagbaarheid: in bepaalde situaties vragen je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. UltraKeys kan gegevens bijvoorbeeld moeten bewaren om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

Je kunt een verzoek indienen via info@ultrakeys.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren en te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Wij behandelen verzoeken binnen de wettelijke termijn.

Als je vindt dat UltraKeys niet zorgvuldig met je persoonsgegevens omgaat, kun je contact opnemen via info@ultrakeys.nl.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Voor het plaatsen en uitvoeren van een bestelling zijn bepaalde gegevens noodzakelijk, zoals gegevens om de bestelling te identificeren, de betaling te verwerken en het product te leveren.

Wanneer je noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan UltraKeys mogelijk geen bestelling uitvoeren, geen top-up activeren of een supportverzoek niet volledig behandelen.

Gegevens die niet noodzakelijk zijn, worden niet zonder geldige reden verplicht gesteld.

UltraKeys kan geautomatiseerde technische controles gebruiken voor bijvoorbeeld betalingsstatussen, beveiliging en het signaleren van mogelijk misbruik.

Wanneer uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming plaatsvindt die rechtsgevolgen heeft of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft, gelden aanvullende wettelijke waarborgen.

Voor zover zulke besluitvorming bij UltraKeys wordt toegepast, wordt de verwerking beoordeeld op de toepasselijke wettelijke vereisten. Waar vereist, wordt informatie verstrekt over de gebruikte logica, het belang en de verwachte gevolgen, en over de mogelijkheden om menselijke tussenkomst of herbeoordeling te vragen.

De website en diensten van UltraKeys zijn niet specifiek gericht op kinderen.

Wanneer wij vaststellen dat persoonsgegevens van een kind zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de toepasselijke wetgeving, nemen wij passende maatregelen.

Wanneer voor een bepaalde verwerking toestemming nodig is en de wet aanvullende eisen stelt voor minderjarigen, houden wij rekening met deze eisen.

De website kan links bevatten naar externe websites of diensten.

UltraKeys is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van externe websites die niet door UltraKeys worden beheerd. Wanneer je een externe website bezoekt, raden wij aan de bijbehorende privacyverklaring te lezen.

UltraKeys kan dit privacybeleid wijzigen wanneer onze dienstverlening, systemen, gegevensverwerking of wettelijke verplichtingen veranderen.

De actuele versie wordt gepubliceerd op ultrakeys.nl. De datum bovenaan geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

Wanneer een belangrijke wijziging aanvullende informatie of een andere wettelijke handeling vereist, zal UltraKeys de toepasselijke verplichtingen naleven.

Heb je een vraag over dit privacybeleid of wil je gebruikmaken van je privacyrechten? Neem dan contact op met UltraKeys.

UltraKeys

Website: https://ultrakeys.nl
E-mail: info@ultrakeys.nl
WhatsApp: via de WhatsApp-knop rechtsonder op ultrakeys.nl